仕事のできない人はメールの文面がイケてない

チャットやメール特有の「伝わりにくさ」に要注意

チャットやメールでの指示は通りにくい。相手の反応が見えないのでどこまで伝わっているか、わからない。聞いたことに対する返事が、正しく返ってこない。こんな悩みを抱えていませんか？

「だからやっぱり、出社して直接指示するか、最低でも電話で話さないと」と思っている方も多いのではないでしょうか。

チャットやメールには、コミュニケーションを快適にする書き方の「コツ」があります。

そのコツを覚えると、口頭によるコミュニケーション以上の効果を得ることができます。指示や依頼の内容が明確になり、伝え漏れがなくなるからです。

では、どのようにすれば、コミュニケーションミスを防ぐことができるのでしょうか。

僕が100冊以上もの「文章術について書かれた本」を読み、その内容を調査・分析してみた結果、

・「文章のプロが大切にしている書き方のコツ」には共通点がある

・「誰でも、早く、上手な文章を書く」ための絶対ルールがある

ことがわかりました。

今回は、その絶対ルールの中から、テキストコミュニケーションを円滑にするために最も大事なポイントを3つ、紹介します。

ほんの1分間、自分の入力したテキストを見直すだけでも効果のある方法です。

業務上の指示や依頼をするときに最もNGなのは、1つの文にあれこれと内容を詰め込むことです。

次の文を見てください。

この文は文字数が多い上に、いくつもの内容が詰め込まれているので、「何をどうすればいいのか」がわかりにくくなっています。注意深く読まないと、「誰がプロモーション部の堀越さんに事前連絡をすべきなのか」、読み間違える人が出てしまう恐れがあります。
事務連絡は、あくまで読み手が「パッと見てわかる」ように書くことが大切です。

1つのことを伝えたら、文を終わらせる

読み手に即座に理解できる文章を書くポイントは、

「ワンセンテンス・ワンメッセージ」

ようするに、

「1つの文で伝えることを1つに絞る」

ことです。

・文……句点「。」(マル)で区切られたもの。2つ以上の文の連なりが「文章」

この原則に従って書き替えると、次のようになります。

改善例1では、1文目で開催の日時を、2文目で場所を、3文目以降でオンライン参加の際の注意事項を伝えています。

これならば、別の作業の合間にパッとこの事務連絡を見た人でも、必要な情報を正しく把握できるはずです。

「1つのことを伝えたら、文を終わらせる」。この意識を持つだけで、テキストコミュニケーションでの誤解を防ぐことができます。

チャットやメールで指示をする場合、文章の「見た目」を気にすると、さらに読みやすくすることができます。

「見た目を気にする」とは、

「空白行や改行を積極的に設ける」

ことです。

私たちは、文章の塊ごとに意味を区切って捉える習慣があります。

ですから、文章を意味ごとに区切ると、読み手の理解をうながすことができます。

先ほどの【改善例1】に「見た目」の要素を加えると、次のようになります。

改行と空白行をうまく使う

【改善例2】では、

・文章ごとに改行を加える

・前半の会議開催のお知らせと、後半のオンライン参加希望の人だけに向けたメッセージとの間に空白行を入れ、区切りを設ける

ことで、日時や場所をより明確に示しています。

会議の日時や場所の連絡の場合、「見た目」を重視すると、より一層、「読みやすく、正確な文章」をつくることができます。

箇条書きにすれば、書き手自身も情報を整理できるため、情報の書き洩らしを防げます。

仕事の速い人の中には、チャットやメールの内容を事前に決めてから書くのではなく、「考えながら書く人」「すぐに書き始める人」もいます。

「考えながら書く人」や「すぐに書き始める人」は、接続助詞の「が」を多用しがちです。

・接続助詞……前後の文をつなぐ助詞。

接続助詞の「が」には、おもに「2つ」の用法があります。

① 単純接続……文と文を単純につなげる

② 逆接……反対のことをつなげる。接続詞の「しかし」 と同じ用法

注意が必要なのは、単純接続の「が」です。単純接続の「が」は、前後のつながりのない文でもくっつけてしまうので、多用すると1文が長くなったり、論理が破綻しかねません。

次の例を見てください。

意味を推測してもらいながら読んでもらおう

この例文では、

「事前に配布するサンプルの、必要な数がわかるのはいつか」

という骨格に、補足情報をすべて「が」で接続した結果、文章全体がわかりにくくなっています。

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「が」で文をつなぐと、読み手は「単純接続なのか、逆接なのか」を推測しながら読まなくてはなりません。「意味を推測しながら読ませる」というワンステップが、読み間違いや勘違いの原因となります。

読み間違いをなくすためには、単純接続の「が」を使わないこと。「が」は、「逆接に限って使用する」ようにしましょう。

以下の「改善例4」は、単純接続の「が」を省いた例です。

単純接続の「が」を省いた結果、1文が短くなり（ワンセンテンス・ワンメッセージになり）、「何について話しているのか」「なぜその情報がほしいのか」が一目瞭然です。

文章のプロの多くが指摘する3つのポイント（①ワンセンテンス・ワンメッセージ ②意味の切れ目ごとに改行や空白行を入れる ③文章をやたらと「が」でつながない）を意識するだけで、

「必要な情報が的確に伝わる」

「書くスピードが上がる」

ようになります。

これらのポイントを取り入れて、チャットやメールでのコミュニケーション、ひいてはリモートワークやオンライン会議を、より快適・円滑にしていきましょう。