Excel入門！！！基礎講座　ステップ8

いくつかの項目が規則的な形式で構成されているデータの集まりを「データベース」と言います。

例えば「名前」、「住所」、「郵便番号」と決まった項目でまとめられた住所リストなどはまさにそれです。

このデータベースの各項目（見出し）のことをフィールドといい、各行をレコードと呼びます。

そして、その中から指定した条件に一致するものを抽出したり整理したりすることで、データの集計や分析が簡単に行えるようにしたのがExcelの『データベース機能』というわけです。

そこで、その特長とも言える3つの機能を簡単に紹介します。

並べ替え

指定する最大3つの項目までを基準にデータ全体を昇順または降順で並べ替えることができます。

抽出（オートフィルタ）

オートフィルタという機能によりボタン操作ひとつで条件にあったデータ（レコード）のみを抽出することができます。

検索（データフォーム）

データフォームという機能を使うことで条件にあったレコードを1件ずつ表示しデータの入力や修正を行うことができます。

データベース機能についてなんとなくお分かりいただけたでしょうか。それではさっそくその具体的な使い方を解説していきます。

 

Excel（エクセル）で作成したデータを指定した基準によって並べ替える方法です。

レコードを並べ替える

複数の条件で並べ替え

次は、条件（基準）を複数組み合わせる方法です。

 

Excle（エクセル）のオートフィルタを使って指定した条件に一致するデータを抽出する方法です。

オートフィルタの設定と抽出

解除する場合は同じく[▼]ボタンをクリックし、一覧から[すべて]を選択します。

 

Excle（エクセル）で表から重複するデータ行を除く方法です。
尚、Excel2003の場合は、一度重複行を除いたデータを抽出し必要に応じて元データを削除したり、抽出結果のデータを別シートで利用する流れになります。

重複行を除いて抽出

元データが不要な場合は削除するか、新たに挿入された結果データを別のシートやブックにコピーし利用してください。

Excel（エクセル）のオートフィルタで複数の条件に一致データを抽出する方法です。
オートフィルタのオプション機能を使えば「80以上100以下」や「この文字列かこの文字列を含む」といった組み合わせの指定が可能です。

複数の条件（範囲）で抽出

[AND]…条件1・条件2の両方に一致するレコードを抽出する。
[OR]…条件1・条件2どちらか一方に一致するレコードを抽出する。

 

Excel（エクセル）で抽出データ毎の集計結果を表示させる方法です。
リスト機能を使うことによって平均・合計・カウント・最大値・最小値などの集計ができるようになります。

リストの設定

まずはリスト作成（範囲の位置付け）をします。これは集計を行う上での大事な準備です。

では次からは平均・合計・カウント・最大値・最小値などの計算結果を表示させる方法です。

リスト行で抽出データの集計・計算

 

Excel（エクセル）のフィールド、見出し単位で集計・計算結果を表示させる方法です。
グループ集計機能を使えば対象範囲の平均・合計・カウント・最大値・最小値などの計算が一括で表示できます。

グループ作成と集計

図のようなリストで「店舗毎」の「成績」の「平均」を出したい場合、行を挿入して関数を使えば表示することができます。しかしデータ範囲が多くなればなるほどひとつずつ設定するのは大変な作業。

他にも合計・掛け算・カウント・最大値・最小値などの計算結果を表示させる方法です。

 

Excel（エクセル）のデータフォームを使ってレコードの検索・編集をする方法です。
尚、フォームを使う際はリストに見出しを入力しておく必要があります。

レコードの検索

レコードの追加・削除

フォームを使ってデータの作成や削除などの編集ができます。

データの削除を行う場合は、対象のレコードを表示した状態で、ダイアログボックスの[削除]ボタンを押します。

Excel（エクセル）で入力したデータの集計や分析。そこで活躍するのが「ピボットテーブル」です。まずは基本的な作成方法から解説していきます。

ウィザードで簡単作成

次のような入力データ。「店舗や月毎の売り上げ」や「担当ベースの販売個数」などいろいろな観点から分析をしたい場合、集計方法毎にリストを加工していては大変です。

あとは必要な項目をフィールドリストからドラッグしていくだけ。実際の分析や集計の使い方は次のページから紹介していきます。

Excel（エクセル）のピボットテーブル。その集計方法、使い方を解説します。

フィールドの追加と削除

前回、上図のようなデータの分析を行う為、ピボットテーブルの作成方法までを紹介しました。

 

ここからはその使い方について。

 

 

あとは条件を絞り込んだ抽出などによって元データを加工せずテーブル内で集計を切り替えていくことができます。

さてここでいくつか気になる点が。

ひとつはこのデータを基に月単位の集計を見るにはどうしたらいいのか。
それと集計方法（デフォルトは合計）を変えるにはどうするのか。
それらを次のページから解説していきたいと思います。

 

Excel（エクセル）のピボットテーブル。集計方法の変更について解説します。
合計・平均・カウント・最大値・最小値など簡単に切り替えることができます。

フィールドの設定で変更

上図のようなデータを元に作成したピボットテーブル。

次はこの集計（計算）方法を変えていきます。

 

Excel（エクセル）のピボットテーブル。元データの値を変更した場合や新たな行を追加した場合はテーブル側での更新を行う必要があります。

元データの修正と更新

例えば元となっているデータ内の値を修正した場合。

このままではピボットテーブル側の集計は変わりません。これを反映する為に次の操作を行います。

元データに行の追加

新しく追加した行の値も反映されました。

 

Excel（エクセル）ピボットグラフの作り方と使い方です。
これを使うことで、より視覚的な観点からデータを集計・分析できるようになります。

グラフの作成

新しいシートにピボットグラフが挿入されました。

 

また、今回ピボットテーブルを作成済みの状態で紹介しましたが、新規作成時のウィザードで下記項目を選択することで同時に作成することができます。

 

Excel（エクセル）のピボットテーブル。日付単位の集計から月単位に変える方法です。

日付のグループ化

前回、上図のようなデータからピボットテーブルに置き換えるまでを紹介しました。

さらにこれを月毎の表に変更する方法を解説します。